ビジネス文章書式ブログ

ビジネス文書はたくさんありますが、会社に入社して一番多くやり取りするものの一つに見積書があります。
 
お金が関係する物には他に請求書や領収書がありますが、これらは一度相手に提出したら終わりですが、見積書に関しては相手側と相談したりして何度か提出する可能性があります。使用頻度が高いだけにできるだけ使いやすい書式になっているものを選ぶようにした方が良いでしょう。見積もり書は色々な書式のものが市販されているので、気に入った見積書があればそれを使用してもかまいません。
 
しかし、場合によっては何度も書き直すケースも考えられるので、見積書を手書きで描くのは面倒なこともあります。何度も書き直すことがないパソコンで見積書をかくことも考えて見ましょう。見積書の書式としてはA4縦の形式が一般的で最上部の中央に「見積書」と書き、その下の左側に相手側の名前と件名、見積もり金額を記して、右側には日付、自分の会社の住所、名前、電話番号を記すようにします。
 
さらにここから内訳を記入していくことになります。内訳の項目としては商品名、数量、単価、金額が必要となります。商品数が多くなる場合はこれをいくつもかけるように大きく表にします。最語に合計金額を記入すようにします。
 
パソコンで見積書を作成する時はエクセルで作るようにすると単価や金額を入力するだけで自動的に合計金額が計算されるので非常に便利です。エクセルで見積書を作るスキルがまだない場合は見積書の書式を無料でダウンロードするか市販されている見積書作成ソフトで見積書を作ってください。
 
 
 
 
 
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請求書は文房具店などで市販されているものが数多くあるので請求書の書式について色々と悩むことはないと思います。どの請求書の書式も記載されている項目についてはほとんど変わりはないので使用する際に注意する必要はありません。
 
ほとんどの請求書の項目としては日付、項目、数量、単価、合計金額の５つが基本となっており、請求先の名前や自社の名前と住所、電話番号を記載するスペースがある形となっています。市販されている請求書の書式としては振込口座を記入するスペースがあるものもありますが、ほとんどの場合はありません。
 
もし記載する場所がなくて振込み先口座を記入する必要がある場合は欄外の空白に記載しても大丈夫です。市販されている請求書を使用する企業は多く特に中小零細企業の場合は市販されている請求書を使用しているケースが多いです。また、最近の傾向としては自社で請求書をパソコンを使用して作る会社も増えています。ネットを利用すれば請求書の書式を無料でダウンロードできるようになっているサイトもあるので自社に合った請求書を作りたい場合は利用すると大変便利です。
 
エクセルを使用する場合ですと計算も自動的にできるので手間がかからず大変助かります。もしエクセルの使い方がわからない場合でも請求書をプリントアウトして金額だけを手書きで記入するようにすれば大丈夫です。プリントアウトして使用する場合は市販されている請求書を使う場合と変わりありませんが、費用的に安くなります。
 
ただし注意しなければいけないのは請求書を送る場合には直接記入したものではなく、コピーしたものを送るようにしましょう。請求書の原本は年度末の確定申告で必ず必要となるので大切に保管しておきましょう。
 
 
 
 
 
 
 
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顛末書（てんまつしょ）と言うものをご存知でしょうか。顛末書は事故や事件、その他トラブル、不祥事に関して当事者以外の第三者が原因と責任の所在などを報告する目的で作成される書面の事を言います。
 
顛末書の書き方に関しては会社によって方式が異なり事故やトラブル、不祥事の報告全てを顛末書にする会社もあれば、それぞれ別に分けている場合もあります。顛末書の書式に関して注意しなければいけない点として顛末書に書かれている内容が事実と異ならないようにしなければいけません。
 
この顛末書は事故や不祥事などの問題を起こした当事者の処分やこれからの対策に関して会社の経営幹部や管理者が決定を下すために参考にする報告書であるのでその内容は公平であり客観的事実に基づいた信頼できる内容でなければいけません。また、顛末書はその場だけの問題の処理として終わるのではなく、今後も経験を活かすための重要な資料となるので必要となる写真や書類は付けておくようにしましょう。よく言われている５W１Hに従ってなど起こりどうなったかを書くようにいましょう。書式としてはまず、見出しとして「顛末書」と記入します。
 
宛名は「株式会社　○○本社　御中」「代表取締役社長　○○様」などと記載するようにし自分の所属部署と氏名を記入します。顛末書の項目としはまず、トラブルの経緯と状況を報告するために日時と発生場所、被害状況を簡潔に記載します。次に事後の経緯を報告し負傷者などがいれば氏名を記載します。責任の所在を明確にし加害者や責任者に対しての損害賠償請求や今後の対応策に関して記載するようにします。

ビジネスマンとして生き抜いていくにはスキルアップは当然必要となります。ビジネスマンのスキルの一つであると言われるものに議事録の作成があります。ビジネスの現場で議事録を作成する機会は多いので軽く考えてはいけません。
 
議事録は会議での打ち合わせた内容を記録として残す事が目的で会議の参加者が討議内容や今後の課題などを改めて確認する時にも使用する事がありますし、会議に参加していない関係者に会議の内容を連絡するためにも使用されます。このように議事録は会議の後でも使用する機会が多いので議事録の書式では内容を正確に記録することが重要なポイントとなります。
 
議事録を関係者に配布する際は一度内容についてチェックしてもらうようにしておきましょう。チェックする点としては議事録に分かりにくい点がないか。内容が間違っていないか。などを確認しましょう。議事録に決まった書式がないので自由に記録して良いですが、作成する時には必要事項を簡潔にまとめる事が重要なポイントとなります。
 
一般的に議事録は箇条書きで作成される事が多く、箇条書きで記載する事項としては次のようになります。●日時●場所●出席者氏名●議題●討議内容の経過●討議の結果などです。一般的にはこれらが必要となりますが、できれば見やすく工夫したり、簡潔明瞭に記録するようにすると良いでしょう。
 
会議の種類によっては議事録の作成の仕方が変わってくることもありますが、基本的となる書式を修正すればどのような会議の議事録作成であっても可能となります。あらかじめ決まった形の議事録の書式を作っておけば後で作成するのが簡単になります。

労働基準法により日雇い労働者を除いた正社員やアルバイト、パートタイマーなどの労働者の労働者名簿を調整しなければいけない事になっています。日雇い労働者に関しては移動が頻繁に行われ名簿の調整が困難となるので除外されています。
 
労働者名簿を詳細に説明すると労働基準法第１０７条及び労働基準法施行規則第５３条１項に明記されているので違反すると社会的な信用を失う事になるので注意が必要です。社会的信用を失うだけでなく労働者名簿調製義務違反となり、３０万円以下の罰金となります。この労働者名簿の書式に関しては決まった書式と言うものはなく労働基準法に明記されている記載事項が記入されていれば成立するものとなっています。
 
労働者名簿に記載しなければいけない事項は次のようになっています。１、氏名　２、生年月日　３、履歴　４、性別　５、住所　６、従事する業務の種類（労働者数が３０人未満の事業場は不要）７、雇入れの年月日　８、解雇又は退職の年月日及びその事由（退職の事由が解雇の場合にあってはその理由を含む）　９、死亡の年月日及びその原因となっています。
 
また、労働者の氏名が変更された場合には早めに記載内容を訂正するようにしなければいけません。労働者名簿は３年間の保管義務がありますが、他にも保管義務がある書類としては賃金台帳、雇入れ、解雇、災害補償、賃金などに関する書類も保管の義務があるので注意しなければいけません。労働者名簿は決まった書式がないので簡単に作成することができるので必ず明記するようにしましょう。

ビジネスに関係がある書類には色々なものがありますが、その中の一つに稟議書（りんぎしょ）があります。書類を提出する機会がない人にとってはあまり聞きなれない言葉であると思いますが、稟議書は上司に対して決裁や承認を得るためには必ず必要となる書類です。稟議書の事を会社によっては起案書と呼ぶ場合もあります。
 
稟議書は会社の経費を使って購入したい物やイベントや行事を行いたい場合に上司や責任者に提出することになります。もっと簡単に説明すると会社のお金を使っても良いかどうかの許可をもらうための書類となります。当然この稟議書にも書式と言うものがあります。上司に提出してお願いをするわけですから、きちんとした書式で書きたいですよね。会社によっては稟議書の書式フォームがある場合もあります。
 
一応書式にそって稟議書を作成すれば問題なく作成することができます。会社に決まった書式がない場合は必要となる事項を押さえておくようにしましょう。稟議書に必要となる事項は件名、理由、目的、予算、などの項目を簡潔に書くようにします。
 
この時に必要となる資料などがあれば準備しておきましょう。例を挙げて説明すると比較ができる参考資料や計画書、見積り、カタログなどです。稟議書に添えて渡す時もＡ４用紙で２〜３枚程度に収めておけば稟議書を見る側にとっても見やすくなるので良いでしょう。

会社や行政に生活環境などの問題を改善する際に提出する書面に嘆願書があります。会社などに提出する以外にも刑事事件の減刑の嘆願書を被害者に書いてもらうケースなどもあっります。嘆願書には嘆願する内容を記載する事になります。嘆願書の書式としては、嘆願したい内容のわかる表題をつけます。
 
簡単に｢嘆願書｣と表題を付けてもかまいません。提出日や宛名、嘆願者の住所、氏名と捺印、嘆願の内容をわかりやすく記載します。嘆願者は署名を集めて複数にする場合も多くあります。宛名が個人であればその人の名前を記載し、会社や行政機関等であればその正式名称と代表者名を書き、敬称に｢殿｣を使用してください。嘆願する内容としては、例として古くなった公園の遊具の補修や撤去の嘆願などがあり、他にも見通しの悪い道路の改善の嘆願、労働環境の改善の嘆願などがあります。
 
刑事事件においては被告への厳罰を求める嘆願という物もあります。刑事事件の減刑を嘆願する嘆願書の場合は加害者ではなく被害者が書くことになります。刑事事件で嘆願書が有効になるのか疑問に思う人もいるかも知れませんが交通事故等の刑事事件で加害者になってしまった際に、被害者側との示談が成立すれば裁判で有利になりますｌ。さらに寛大な処置を求める旨の嘆願書があればさらに有利になります。
 
実刑になるのか執行猶予がつくかにかかわるので、嘆願書は出来る限りもらうようにしましょう。嘆願書内容は、表題に｢嘆願書｣と記載し署名と日時、検察庁あるいは裁判所の担当の宛名と被害者が加害者を許すという意思が表明された文が必要となります。被害者から嘆願書をもらうときは、示談金を払う時にもらうようにすれば良いでしょう。
 
 
 
 
 
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念書と言うものをご存知でしょうか？テレビドラマなどでは「念書をかわす」と言う台詞などが出てくるので言葉だけは聞いた事があると言う人も多いと思いますが、実際はどのようなものなのか分からないと多いと思います。
 
念書は約束事を証明するもので借金や人間関係でのトラブルなど色々な場面において相手側に書かせるものとなっています。そのため念書に決まった書式などはないので必要最低限の記載さえしてあれば念書として成立します。必ず必要となるのが表題で念書と書いたり、契約書と書いたり色々で状況によって表題が変わってきます。
 
他に必要となってくるのが約束する履行者の氏名、履行される者の氏名、履行する年月日、場所、内容などを記入していきます。念書の内容はできるだけ具体的に詳しく法的に問題がないように作成しないと証明としては成立しないので注意してください。簡単な例でいうと違法な法定金利をオーバーした借金の念書などは無効となります。念書の作成日と署名、捺印をしておわりです。
 
内容が簡単な約束事程度なら署名だけで大丈夫ですが、法的な効力を持たせたいなら双方の同意の上の捺印が必要となるので注意してください。もちろん脅迫、強要して書かせた念書は無効となります。また、身近な例で言うと自動車事故などで動揺し判断能力が低下している状態で書かせた念書は錯誤とみなされ無効となる事があります。
 
 
 
 
 
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不始末などをした場合に書かなければいけないものに始末書があります。始末書はを詫び、二度と繰り返さないことを誓うために提出するものです。不手際できれば書くことがないようにしたいものですが、上司の指示で書かなければいけない事もあるでしょう。
 
これとは違い似たようなものに詫び状がありますが、これは自主的に書いたものとなります。始末書は起こしてしまった事に対しての補償や反省、同じ過ちを繰り返さないよう努力すると言う事を上司に伝わるように書く必要があります。
 
始末書の書式が用意されている会社もありますが、ない場合のポイントをあげてみたいと思います。まず、白地に罫線の入ったB5かA4の用紙を用意し、黒インクのボールペンやサインペンで｢始末書｣の表題と不始末の内容を書きます。
 
間違っても鉛筆で書かないようにしてください。どのような経緯で不始末に至ったかをわかりやすくまとめ不始末の反省とお詫びを書き、不始末を繰り返さないという誓約をします。
 
最後に寛大な処置のお願いや、社内規定に従う旨を書いておくようにします。注意しなければいけないのは自分に責任はなく他の人に責任があるような事を書かない事です。始末書は懲罰的な意味もあるので責任逃れ的な事は書かない事が重要ですので注意してください。
 
 
 
 
 
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会社を退職する時に辞意を伝えるために退職届を提出する必要があります。しっかりとマナーを持って提出するようにしましょう。
 
退職届を出す時期ですが、法律的には２週間以上前からとなっていますが、退職するにあたって日時などの交渉や仕事の引継ぎなどがあるので時間的に余裕を持って、最低でも１ヶ月以上、出来れば３ヶ月以上前から上司に辞意を伝えておくようにしましょう。
 
会社で指定されている退職届の書き方があるならそれを利用し、退職届の書き方について指定がなければ白無地の便箋に黒の万年筆やサインペンで書きます。表題は｢退職届｣と書き、下に提出日を元号で書きます。続いて社名と社長の名前を書き、敬称を｢殿｣にします。自分が所属していた部署と名前を書くようにしますが、この時自分の名前が社長の名前の下に来るようにします。
 
名前を書いたしたには捺印をしておきます。最後に退職理由と退職日、退職の意思を書き、退職理由は｢一身上の都合｣で良いです。詳しい事情がある場合は直属の上司に直接口頭で伝えておきましょう。
 
封書の表に｢退職届｣、裏に所属部署と氏名を書きます。提出する時は直属の上司に渡すようにし、間違っても社長室に向かわないようにしましょう。退職届は退職願に比べて言葉が固いため、退職願を勧める場合が多いです。
 
退職を決意した場合にいきなり退職届を提出しないで事前に上司や先輩などに退職の意思を伝えておく事が重要となってきます。
 
 
 
 
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